Yhtiökokous 2020
Tokmanni Group Oyj:n varsinainen yhtiökokous pidettiin torstaina 7.5.2020 Tokmannin hallinto-ja logistiikkakeskuksessa Mäntsälässä.
Tärkeitä päivämääriä
Koronavirustilanteeseen liittyvät toimenpiteet
Tokmanni suhtautui koronavirusepidemiaan erittäin vakavasti. Tokmanni kehotti osakkeenomistajia vakavasti harkitsemaan kokouspaikalta poisjäämistä, sillä kokous voitiin järjestää vain, kun kokouksen osallistujamäärä paikan päällä oli viranomaisten määräämissä kokoontumisrajoissa. Yhtiö ryhtyi useisiin ennaltaehkäiseviin varotoimiin kokouksen järjestämiseksi ja varmistaakseen turvallisuuden niiden henkilöiden osalta, joiden oli välttämätöntä olla yhtiökokouspaikalla.
Alla tarkemmin esitettävällä tavalla kokouspaikalle saapumisen sijaan osakkeenomistajat voivat
- valtuuttaa Tokmannin talousjohtaja Markku Pirskasen tai hänen määräämänsä asiamies edustamaan itseään yhtiökokouksessa (maksutonta)
- seurata yhtiökokousta videoyhteyden välityksellä
- esittää yhtiölle etukäteen kirjallisesti kysymyksiä yhtiökokouksessa käsiteltävistä asioista.
Kokous ja esitykset pidettiin mahdollisimman lyhyenä, ja kokouksessa käsiteltiin vain kokouskutsun mukaiset, välttämättömät asiat.
Yhtiökokouksen seuraaminen videoyhteydellä ja kysymysten tekeminen ennakkoon
Osakkeenomistajilla oli mahdollisuus seurata yhtiökokousta videoyhteydellä. Kokousta verkossa seuraavia osakkeenomistajia ei kirjattu kokoukseen läsnä oleviksi osakkeenomistajiksi eikä heillä ollut videoyhteyden kautta mahdollisuutta äänestää tai esittää kysymyksiä.
Henkilökohtainen videolinkki tuli tilata lähetykseen viimeistään 30.4.2020 klo 10.00. Tilaaminen edellytti vahvaa tunnistautumista esimerkiksi pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Linkki aktivoitui niillä osakkeenomistajilla, jotka olivat rekisteröityinä Tokmannin osakasluetteloon yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 24.4.2020. Kokouksen kieli oli suomi.
Niillä osakkeenomistajilla, jotka olivat rekisteröityinä Tokmannin osakasluetteloon yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 24.4.2020, oli mahdollista esittää yhtiölle etukäteen kirjallisesti kysymyksiä yhtiökokouksessa käsiteltävistä asioista 30.4.2020 klo 10.00 saakka. Kysymysten tekeminen edellytti vahvaa tunnistautumista esimerkiksi pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Yhtiö pyrki mahdollisuuksien mukaan vastaamaan kysymyksiin yhtiökokouksessa.
Kokouksen seuraaminen videoyhteydellä ja kysymysten tekeminen etukäteen eivät edellyttäneet ilmoittautumista kokoukseen.
Henkilökohtaisen videolinkin tilaaminen ja/tai ennakkokysymysten tekeminen
Osallistumisoikeus ja ilmoittautuminen
Oikeus osallistua yhtiökokoukseen oli osakkeenomistajalla, joka oli 24.4.2020 rekisteröity Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka osakkeet oli merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, oli rekisteröity yhtiön osakasluetteloon.
Yhtiön osakasluetteloon merkityn osakkeenomistajan, joka halusi osallistua yhtiökokoukseen, tuli ilmoittautua viimeistään 30.4.2020 klo 10.00, mihin mennessä ilmoittautumisen oli oltava perillä.
Voidakseen valtuuttaa asiamiehen osakkeenomistajan oli ilmoittauduttava yhtiökokoukseen, vaikka osakkeenomistaja ei itse osallistunutkaan kokoukseen kokouspaikalla.
Yhtiökokoukseen voi ilmoittautua:
a) Tokmanni Group Oyj:n verkkosivujen kautta ir.tokmanni.fi/yhtiokokous2020
b) puhelimitse numeroon 040 198 4396 arkisin klo 9-16 välisenä aikana; tai
c) kirjeitse osoitteeseen Tokmanni Group Oyj, Marjut Aaltonen, Isolammintie 1, 04600 Mäntsälä.
Osakkeenomistajia pyydettiin ensisijaisesti ilmoittautumaan internetsivujen kautta tai puhelimitse, sillä kirjepostin ajantasainen seuraaminen oli vallitsevassa tilanteessa muun muassa etätyösuositusten vuoksi yhtiölle vaikeaa.
Ilmoittautumisen yhteydessä tuli ilmoittaa osakkeenomistajan nimi, henkilötunnus, puhelinnumero sekä mahdollisen avustajan tai asiamiehen nimi ja asiamiehen henkilötunnus. Osakkeenomistajien Tokmanni Group Oyj:lle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä.
Peruttuun 18.3.2020 pidettäväksi kutsuttuun yhtiökokoukseen tehdyt ilmoittautumiset eivät olleet voimassa tässä uudelleen koollekutsutussa varsinaisessa yhtiökokouksessa, joten myös aiemmin ilmoittautuneiden osakkeenomistajien tuli ilmoittautua uudelleen.
Osakkeenomistajan, hänen edustajansa tai asiamiehensä tuli kokouspaikalla tarvittaessa pystyä osoittamaan henkilöllisyytensä ja/tai edustusoikeutensa.
Ilmoittautuminen yhtiökokoukseen
Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja
Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla oli oikeus osallistua yhtiökokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 24.4.2020. Osallistuminen edellytti lisäksi, että osakkeenomistaja oli näiden osakkeiden nojalla tilapäisesti merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon viimeistään 4.5.2020 klo 10.00 mennessä.
Hallintarekisteriin merkittyjen osakkeiden osalta tämä katsottiin ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen. Osakkeenomistuksessa yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeen tapahtuneet muutokset eivät vaikuttaneet oikeuteen osallistua yhtiökokoukseen eivätkä osakkeenomistajan äänimäärään.
Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotettiin pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien rekisteröitymistä tilapäiseen osakasluetteloon, valtakirjojen antamista ja ilmoittautumista yhtiökokoukseen. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajayhteisön tuli ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja, joka halusi osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen, merkittäväksi tilapäisesti yhtiön osakasluetteloon viimeistään edellä mainittuun ajankohtaan mennessä.
Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat
Osakkeenomistajia pyydettiin olemaan saapumatta kokouspaikalle ja sen sijaan käyttämään äänioikeuttaan antamalla valtakirja yhtiön tarjoamaa valtakirjapalvelua hyödyntäen.
Asiamiehen käyttäminen edellytti, että osakkeenomistaja ilmoittautui edellä kuvatulla tavalla yhtiökokoukseen, vaikka osakkeenomistaja ei itse osallistunutkaan kokoukseen kokouspaikalla.
Talousjohtaja Markku Pirskasen valtuuttaminen
Osakkeenomistaja voi kokouspaikalle tulemisen sijaan valtuuttaa Tokmannin talousjohtaja Markku Pirskasen taikka hänen määräämänsä asiamiehekseen yhtiökokouksessa. Näin tehty valtuuttaminen oli osakkeenomistajalle maksutonta. Valmis valtakirjapohja ja tarkemmat ohjeet valtuutuksen tekemiseksi ja äänestysohjeiden antamiseksi olivat saatavilla yhtiökokouskutsun liitteinä ja yhtiön internetsivuilta osoitteessa ir.tokmanni.fi/yhtiokokous2020. Valtakirja pyydettiin palauttamaan 30.4.2020 klo 10.00 mennessä täytettynä ja allekirjoitettuna kuva- tai pdf-muodossa sähköpostitse osoitteeseen [email protected] tai postitse Tokmanni Group Oyj, Marjut Aaltonen, Isolammintie 1, 04600 Mäntsälä, ennen yhtiökokouksen ilmoittautumisajan päättymistä.
Valtakirja
Muun asiamiehen valtuuttaminen
Osakkeenomistaja sai osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan myös muun asiamiehen välityksellä. Osakkeenomistajan asiamiehen oli esitettävä päivätty valtakirja tai hänen oli muutoin luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa. Jos osakkeenomistaja osallistui yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustivat osakkeenomistajaa eri arvopaperitileillä olevilla osakkeilla, oli ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edusti osakkeenomistajaa. Muun asiamiehen valtuuttamista koskevat valtakirjat pyydettiin toimittamaan ensisijaisesti pdf:nä tai kuvana sähköpostitse osoitteeseen [email protected] ja vaihtoehtoisesti postitse Tokmanni Group Oyj, Marjut Aaltonen, Isolammintie 1, 04600 Mäntsälä, ennen yhtiökokouksen ilmoittautumisajan päättymistä 30.4.2020 klo 10.00. Alkuperäinen valtakirja oli varauduttava esittämään viimeistään yhtiökokouksessa.