Valvontajärjestelmä sekä riskit ja riskienhallinta
Yleiset hallinnointiperiaatteet luovat perustan Tokmanni-konsernin liiketoiminnalle. Hallinnointimallin asianmukaisen toiminnan varmistamiseksi Konsernin hallitus on määritellyt yhtiön sisäisen valvonnan periaatteet, joihin yhtiön sisäisen valvonnan järjestelmä perustuu. Sisäisen valvonnan järjestelmän tarkoituksena on varmistaa, että yhtiön toiminta on tarkoituksenmukaista ja tehokasta, taloudellinen ja toiminnallinen raportointi on luotettavaa ja säännöksiä ja toimintaperiaatteita noudatetaan.
Sisäisen valvonta kattaa kaikki organisaatiotasot ja on olennainen osa kaikkea Tokmanni-konsernin liiketoimintaa. Tokmanni-konsernin arvot, toimintaperiaatteet (Code of Conduct) ja konsernitasoiset politiikat, laskentaperiaatteet, toimintaohjeet ja prosessit, käytännöt ja organisaatiorakenteet auttavat johtoa ja viime kädessä hallitusta varmistamaan, että Tokmanni saavuttaa sille asetetut tavoitteet, yhtiön liiketoimintaa hoidetaan eettisesti ja kaikkien soveltuvien lakien ja määräysten mukaisesti, ja yhtiön omaisuutta hoidetaan vastuullisesti ja yhtiön taloudellinen raportointi on asianmukaista.
Sisäisen valvonnan rakenne ja riskienhallinta
Sisäinen valvonta
Sisäinen valvonta on olennainen osa Tokmanni-konsernin hallinnointi- ja johtamisjärjestelmää, johon osallistuvat Tokmanni Group Oyj:n hallitus, johto ja henkilöstö. Sisäisen valvonnan tarkoituksena on osaltaan varmistaa konsernin tavoitteiden saavuttaminen. Konsernin sisäisestä tarkastuksesta vastaa sisäinen tarkastaja, joka hallinnollisesti raportoi talousjohtajalle. Sisäiseen tarkastukseen liittyvissä asioissa tarkastaja kuitenkin raportoi talous- ja tarkastusvaliokunnalle. Sisäisen tarkastuksen tehtävänä on valvoa ja varmentaa, että yhtiön liiketoiminta on tehokkaasti johdettua ja tuottavaa, riskienhallinta on riittävällä tasolla ja tuotettu ulkoinen sekä sisäinen raportointi on oikeaa ja asianmukaista.
Sisäinen tarkastus auttaa Tokmanni-konsernia noudattamaan hyvää hallinnointitapaa, antaa konsernin johdolle riippumattoman näkökulman yhtiön toiminnan tarkasteluun ja arviointiin sekä auttaa saavuttamaan tavoitteet tuomalla järjestelmällisen ja kurinalaisen lähestymistavan riskienhallinnan, valvonnan ja hallinnointiprosessien tehokkuuden arviointiin ja kehittämiseen.
Sisäisen tarkastuksen toimintaperiaatteet ja keskeiset menettelytavat on määritelty talous- ja tarkastusvaliokunnan vahvistamassa toimintaohjeessa (sisäisen tarkastuksen periaatteet). Sisäinen tarkastus laatii kolmen vuoden suunnitelman, jota toteutetaan erikseen hyväksytyn vuosisuunnitelman mukaisesti. Suunnitelman mukaan se tekee itsenäisesti tarkastuksia eri puolilla yhtiötä, mutta se voi suorittaa myös erikoistarkastuksia sekä määrättyjä tarkastuksia yhteistyössä yhtiön tilintarkastajien ja ulkopuolisten asiantuntijoiden kanssa.
Lähipiiritoimia koskevat periaatteet
Tokmanni-konserni on määritellyt johtohenkilöt, joilla on velvollisuus julkistaa Tokmannin rahoitusvälineillä tekemänsä liiketoimet. Tokmanni Group Oyj:n johtohenkilöitä ovat hallituksen jäsenet, toimitusjohtaja, toimitusjohtajan sijainen ja talousjohtaja. Heidän on puolestaan määriteltävä lähipiiriinsä kuuluvat henkilöt ja yhtiöt.
Tokmanni-konserni ilmoittaa tiedot lähipiirin liiketoimista tilinpäätöksen liitetiedoissa. Lisäksi yhtiö arvioi ja seuraa yhtiön ja sen lähipiirin välisiä liiketoimia ja pyrkii varmistamaan, että mahdolliset eturistiriidat otetaan huomioon päätöksenteossa. Päätöksenteossa noudatetaan osakeyhtiölain esteellisyyssäännöksiä. Yhtiöllä ei ollut vuonna 2023 lähipiiriliiketoimia, jotka olisivat olennaisia ja tavanomaisesta liiketoiminnasta tai tavanomaisista markkinaehdoista poikkeavia.
Tokmanni Group Oyj:n sisäpiiriluetteloa ylläpidetään yhtiön taloushallinnossa. Yhtiön sijoittajasuhteet vastaa johtohenkilöiden ja heidän lähipiirinsä tekemien liiketoimien oikea-aikaisesta julkaisemisesta säännösten edellyttämällä tavalla.
Tilintarkastus
Yhtiöllä on yksi tilintarkastaja, jonka on oltava Keskuskauppakamarin auktorisoima tilintarkastusyhteisö. Yhtiökokous valitsee tilintarkastajan kulloinkin meneillään olevalle tilikaudelle. Tilintarkastajan velvollisuudet päättyvät seuraavan yhtiökokouksen lopussa. Tilintarkastaja vastaa konsernitilinpäätöksen ja emoyhtiön tilinpäätöksen ja kirjanpidon sekä emoyhtiön hallinnon tarkastuksesta. Tilintarkastaja toimittaa lakisääteisen tilintarkastuskertomuksen tilinpäätöksestä yhtiön osakkeenomistajille. Lisäksi tilintarkastaja raportoi säännöllisesti hallitukselle.
Hallitus tekee ehdotuksen varsinaiselle yhtiökokoukselle yhtiön tilintarkastajaksi. Tokmanni-konsernin talous- ja tarkastusvaliokunta seuraa yhtiön taloudellista raportointia ja valmistelee hallitukselle asiat, jotka koskevat muun muassa konsernin taloudellista raportointia ja tilintarkastusta.
Tilintarkastajan on täytettävä yleiset pätevyysvaatimukset sekä tietyt riippumattomuutta koskevat lakisääteiset vaatimukset riippumattoman ja luotettavan tilintarkastuksen varmistamiseksi.
Tilintarkastaja antaa Tokmanni Group Oyj:n osakkeenomistajille lain edellyttämän tilintarkastuskertomuksen Tokmanni-konsernin tilinpäätöksen yhteydessä ja raportoi säännöllisesti havainnoistaan konsernin hallituksen tarkastusvaliokunnalle.
Varsinainen yhtiökokous 2023 valitsi Tokmanni-konsernin tilintarkastajaksi tilintarkastusyhteisö PricewaterhouseCoopers Oy:n. Yhtiön tilintarkastuksesta päävastuullisena tilintarkastajana toimii KHT Ylva Eriksson.
Taloudelliseen raportointiin liittyvä valvonta
Sisäisen valvonnan tavoitteena on taloudellisen raportoinnin suhteen varmistaa, että raportointi on luotettavaa ja noudattaa yleisesti hyväksyttyjä tilinpäätösten laadintaperiaatteita, sovellettavia lakeja ja määräyksiä sekä sisäisiä raportointiperiaatteita. Tokmanni-konsernin taloudellisen raportoinnin viitekehys perustuu konsernitason ohjeisiin, taloudellisiin prosesseihin ja yleiseen raportointialustaan. Tätä viitekehystä tukevat yhtiön arvot, rehellisyys ja korkeat eettiset standardit sekä säännöllinen koulutus ja tiedonvaihto taloudellisia prosesseja käsittelevissä kokouksissa.
Hallituksella on kokonaisvastuu koko konsernin sisäisestä valvonnasta. Hallitus arvioi liiketoiminnan tuloksellisuutta. Hallitus on nimittänyt talous- ja tarkastusvaliokunnan, joka muiden tehtäviensä ohella valvoo säännöllisesti taloudellisen raportoinnin periaatteita ja raportoinnin oikeellisuutta. Toimitusjohtaja ja johtoryhmän jäsenet raportoivat kuukausittain liiketoiminnan kuluneen kauden taloudellisesta kehityksestä ja näkymistä.
Talousfunktio ylläpitää taloudellisen raportoinnin yhteistä ohjeistoa, toimii taloudellisten prosessien omistajana ja valvoo keskitetysti raportointialustoja. Tilinpäätösten laadintaperiaatteiden soveltamisesta ja tulkinnasta vastaa talousfunktio, ja ne on kirjattu Tokmanni Group Oyj:n laskentamanuaaliin.
Taloudellisen informaation lisäksi raportointi sisältää konsernin liiketoiminnan kannalta olevat keskeiset taloudelliset mittarit. Konsernin taloudellista tulosta ja tulevaisuuden näkymiä arvioidaan kuukausittain.
Viestintä
Turvatakseen tehokkaan ja toimivan sisäisen valvontaympäristön Tokmanni-konserni pyrkii varmistamaan yhtiön sisäisen ja ulkoisen viestinnän riittävyyden, avoimuuden, läpinäkyvyyden, oikeellisuuden ja oikea-aikaisuuden. Tietoa taloudellista raportointia ohjaavista sisäisistä työkaluista, eli esimerkiksi tilinpäätöksen laadintaperiaatteet, taloudellista raportointia koskevat ohjeet ja tiedonantopolitiikka, on saatavilla Tokmanniin intranetistä. Tokmanni-konserni järjestää yhtiön henkilöstölle tarvittavaa koulutusta sisäiseen valvontaan liittyvissä asioissa ja sisäisen valvonnan työkalujen käytössä. Näin yhtiö viestii koko henkilökunnalle selkeästi, että sisäiseen valvontaan liittyvät vastuut otetaan vakavasti.
Henkilöstöllä on mahdollisuus ilmoittaa epäilemästään kyseenalaisesta toiminnasta suojatun, nimettömän raportoinnin mahdollistavan ilmoituskanavan kautta tai kertomalla asiasta suoraan Compliance-toiminnolle.
Tokmannin talousjohtaja ja sisäisestä tarkastuksesta vastaava henkilö raportoivat sisäiseen valvontaan liittyvän työn tuloksista säännöllisesti talous- ja tarkastusvaliokunnalle. Talous- ja tarkastusvaliokunnan työn tuloksina syntyvistä mahdollisista huomautuksista, suosituksista sekä päätös- ja toimenpide-ehdotuksista raportoidaan hallitukselle jokaisen talous- ja tarkastusvaliokunnan kokouksen jälkeen.
Seuranta
Sisäisten valvonta-, riskienhallinta- ja raportointijärjestelmien toimintaa seurataan jatkuvasti osana Tokmanni-konsernin päivittäistä johtamista. Yhtiön taloushallinto seuraa taloudellisen raportointiprosessin toimivuutta ja luotettavuutta koko konsernin tasolla. Taloudellisen raportoinnin prosessit kuuluvat myös sisäisen tarkastuksen valvonta-alueen piiriin.
Riskit ja riskienhallinta
Riskienhallinta on osa Tokmanni-konsernin johtamisjärjestelmää ja sisäistä valvontaa. Konsernin riskienhallinnan tavoitteena on tukea yhtiön arvoja, strategiaa ja liiketoiminnan jatkuvuutta ennakoimalla ja hallinnoimalla toimintoihin liittyviä mahdollisia riskejä. Tavoitteena on arvioida riskejä järjestelmällisesti perusteellisen suunnittelun ja päätöksentekoprosessin edistämiseksi.
Tokmanni-konsernin riskienhallinnalla on seuraavat tavoitteet:
- korostaa riskitietoisuuden ja ennakoivan riskienhallinnan merkitystä
- säilyttää yhtiön kilpailukyky ja saavuttaa kilpailuetua
- varmistaa riittävä riskienhallinta konsernitasolla riskinsietokyvyn ja riskinottohalukkuuden mukaisesti
- hallita riskejä osana liiketoimintaa, suunnittelua ja päätöksentekoa määritettyjen tehtävien ja vastuiden mukaisesti.
Riskienhallinnan piiriin kuuluvat organisaation kaikki osa-alueet sekä kaikki riskilajit strategisista operatiivisiin riskeihin. Riskienhallinta tukee johtoa ja hallitusta, jotta voidaan varmistaa, että yhtiö voi toteuttaa strategiaansa tehokkaasti. Tokmanni Group Oyj:n toimii hallituksen hyväksymän riskienhallintapolitiikan mukaisesti.
Riskejä arvioidaan säännöllisesti ja raportoidaan toimitusjohtajalle, johtoryhmälle, talous- ja tarkastusvaliokunnalle sekä hallitukselle Tokmanni-konsernin riskienhallintapolitiikan mukaisesti. Konserniin mahdollisesti vaikuttavat riskit luokitellaan strategisiin, operatiivisiin, taloudellisiin ja vahinkoriskeihin.
Strategiset riskit ovat riskejä, jotka uhkaavat konsernin strategisten tavoitteiden saavuttamista. Ne liittyvät tyypillisesti esimerkiksi toimintaympäristön muutoksiin, kilpailijoiden toimiin tai konsernin liiketoiminnan suunnitteluun ja organisointiin.
Operatiiviset riskit ovat riskejä, jotka liittyvät sisäisten prosessien, henkilöstöresurssien tai järjestelmien puutteellisuudesta tai epäonnistumisesta aiheutuviin tappioihin. Ne liittyvät tyypillisesti esimerkiksi operatiiviseen päätöksentekoon, resurssien kohdentamiseen, operatiivisten prosessien tai tuotteiden laatuun, tietojärjestelmien toimintaan, sopimuksiin, lakien ja säännösten noudattamiseen tai henkilöstön osaamiseen.
Taloudellisia riskejä ovat maksuvalmius- ja luottoriskit sekä markkinariskit, joihin kuuluvat esimerkiksi valuutta- ja korkoriskit.
Vahinkoriskit aiheuttavat vahinkoa omaisuudelle, ihmisille tai ympäristölle. Ne aiheutuvat ulkoisista tai sisäisistä tapahtumista, kuten tapaturmista, turvallisuuden pettämisestä tai luonnonilmiöistä.
Compliance-toiminnon keskeiset menettelytavat
Compliance-toiminnan tehtävänä on avustaa ylintä ja toimivaa johtoa sekä muuta liiketoimintaa säännösten noudattamattomuuteen liittyvän riskin hallinnassa, valvoa säännösten noudattamista ja omalta osaltaan kehittää sisäistä valvontaa.
Compliance-riskillä tarkoitetaan oikeudellisiin tai hallinnollisiin seuraamuksiin, taloudellisiin tappioihin tai maineen menettämiseen liittyviä riskejä, jotka ovat seurausta siitä, että yritys on jättänyt noudattamatta sen toimintaan sovellettavia lakeja, asetuksia tai muita hallinnollisia määräyksiä. Tokmannin compliance-riskienhallinnalla varmistetaan toiminnan määräystenmukaisuus niin lainsäädännön kuin yhtiön omien sääntöjen kannalta. Tokmanni edellyttää koko henkilöstön noudattavan yhtiön eettistä toimintaohjeistusta (Code of Conduct) periaatteineen ja yksikkökohtaisine toimintaohjeineen. Ohjeistus ja ohjeet kattavat lukuisia sääntöjen noudattamista koskevia aiheita, kuten korruption ja lahjonnan kieltäminen, työvoimaa ja työterveyttä ja -turvallisuutta koskevat kysymykset sekä ihmisoikeuskysymykset.
Yhtiön compliance-toiminnasta vastaa talousjohtaja, joka raportoi toimitusjohtajalle sekä informoi säännöllisesti myös hallitusta. Talousjohtajan tukena toimii Tokmannin compliance-tiimi, johon kuuluvat vastuullisuuspäällikkö, turvallisuus- ja kiinteistötoimintojen päällikkö, myynnistä ja toimitusketjusta vastaava johtaja ja henkilöstöpäällikkö.
Compliance-tiimi kokoontuu säännöllisesti kerran kahdessa kuukaudessa, mutta kiireelliset asiat käsitellään viipymättä. Tiimi käsittelee ilmoituskanavan tai muuta kautta tulleet ilmoitukset taloudellisista väärinkäytöksistä tai Tokmannin eettisen toimintaohjeistuksen vastaisesta toiminnasta ja tekee päätökset mahdollisista seuraamuksista. Kaikki ilmoitukset rikkomuksista käsitellään luottamuksellisesti siten kuin tietosuojalainsäädännössä edellytetään. Tokmanni ryhtyy ilmoitusten perusteella tarvittaviin toimiin.
Compliance-tiimissä pyritään ennalta ehkäisemään compliance-riskin toteutumista myös muun muassa
- laatimalla ja ylläpitämällä ohjeistusta keskeisistä menettelytapoihin liittyvistä asioista (Tokmannin eettinen toimintaohjeistus periaatteineen)
- neuvomalla ja kouluttamalla henkilöstöä menettelytapoihin liittyvissä asioissa
- tukemalla liiketoimintoja sisäistä valvontaa ja compliance-riskien hallintaa edistävien kehittämistoimenpiteiden suunnittelussa
- pitämällä ylin johto ja toimiva johto ja liiketoiminta tietoisina sääntelyyn tulossa olevista muutoksista ja seuraamalla sääntelymuutoksiin valmistautumista liiketoiminnassa
- raportoimalla liiketoiminnalle annetuista suosituksista ja valvonnan tuloksista sekä muista compliance-riskeihin liittyvistä havainnoista yhtiön toimitusjohtajalle.