Hallituksen talous- ja tarkastusvaliokunta
Tokmanni-konsernin talous- ja tarkastusvaliokunnan päätarkoitus on avustaa hallitusta yhtiön taloudellisten raportointiprosessien valvontaan liittyvien velvollisuuksien täyttämisessä ja yhtiön tilintarkastuksen seurannassa. Lisäksi talous- ja tarkastusvaliokunnan tarkoituksena on avustaa hallitusta taloudelliseen raportointiin, sisäiseen valvontaan, sisäiseen tarkastukseen ja riskienhallintaan liittyvien asioiden valvonnassa. Valiokunnalla ei ole itsenäistä päätösvaltaa, vaan hallitus tekee sille kuuluvat päätökset kollektiivisesti. Valiokunta raportoi hallitukselle vähintään neljä kertaa vuodessa ne asiat, joita se on käsitellyt ja toimenpiteet, joihin se on ryhtynyt. Valiokunta tekee hallitukselle ehdotuksia päätöksentekoa varten silloin, kun se on tarkoituksenmukaista.
Hallitus määrittelee talous- ja tarkastusvaliokunnan tehtävät vahvistamassaan työjärjestyksessä. Työjärjestys tarkistetaan vuosittain varsinaisen yhtiökokouksen jälkeen pidettävässä hallituksen järjestäytymiskokouksessa.
Talous- ja tarkastusvaliokunnan pääasiallisena tehtävänä on
- seurata ja arvioida taloudellisia raportointiprosesseja
- seurata tilinpäätöksen ja muiden taloudellisten raporttien laatua ja luotettavuutta
- seurata tilinpäätöksen ja konsernitilinpäätöksen lakisääteistä tilintarkastusta
- seurata ja arvioida yhtiön sisäisen valvonnan, sisäisen tarkastuksen ja riskienhallinnan järjestelmien tehokkuutta
- arvioida sisäisen tarkastuksen suoriutumista
- arvioida tilintarkastajan pätevyyttä ja suoriutumista
- hyväksyä yhtiön hallituksen vahvistamien periaatteiden mukaisesti itse tai valtuuttaa konsernin talousjohtaja etukäteen hyväksymään kaikki tilintarkastajan tarjoamat muut kuin tilintarkastuspalvelut, jotka eivät ole kiellettyjä palveluja, mukaan lukien niiden kattama alue ja niistä maksettavat arvioidut palkkiot
- valmistella tilintarkastajan valintaa koskeva päätösehdotus
- arvioida lakien, määräysten ja yrityksen toimintatapojen noudattamista sekä valvoa konserniin kuuluvien yritysten merkittäviä oikeusprosesseja
- seurata yhtiön johdon ja heidän lähipiiriensä liiketoimia ja niihin mahdollisesti liittyviä eturistiriitoja ja
- toimeenpanna muita tehtäviä, joihin hallitus on myöntänyt valiokunnalle toimivallan.
Valiokunnan kokoonpano ja toimikausi
Hallitus valitsee ensimmäisessä varsinaisen yhtiökokouksen jälkeisessä kokouksessaan keskuudestaan kolme jäsentä talous- ja tarkastusvaliokuntaan ja nimittää näistä yhden valiokunnan puheenjohtajaksi. Jäsenten toimikausi on yksi vuosi, ja toimikausi päättyy valintaa seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä.
Valiokunta koostuu vähintään kolmesta hallituksen jäsenestä, jotka ovat riippumattomia yhtiöstä. Lisäksi vähintään yhden hallituksen jäsenen on oltava riippumaton merkittävistä osakkeenomistajista. Jäsenillä on oltava valiokunnan tehtäväalueen edellyttämä pätevyys, ja vähintään yhdellä jäsenellä tulee olla erityisesti laskentatoimen, kirjanpidon tai tilintarkastuksen asiantuntemusta.
Talous- ja tarkastusvaliokunnan jäseniä ovat Erkki Järvinen, Mikko Bergman ja Harri Sivula. Erkki Järvinen toimii talous- ja tarkastusvaliokunnan puheenjohtajana. Kaikki talous- ja tarkastusvaliokunnan jäsenet ovat riippumattomia yhtiöstä ja yhtiön merkittävistä osakkeenomistajista.
Valiokunta kokoontuu vähintään neljä kertaa vuodessa. Tarkastusvaliokunnan kutsuu koolle puheenjohtaja. Valiokunnan kokous on päätösvaltainen, kun läsnä on puheenjohtaja ja vähintään yksi jäsen. Tarkastusvaliokunnan kokouksissa on läsnä konsernin talousjohtaja sekä tarvittaessa tilintarkastaja. Valiokunnan kokouksen sihteerinä toimii talousjohtaja. Yhtiön hallituksen jäsenillä ja toimitusjohtajalla on läsnäolo-oikeus valiokunnan kokouksissa. Kokouksiin voidaan kutsua asioiden käsittelyn yhteydessä myös sisäinen tarkastaja tai muu Tokmanni-konsernin palveluksessa oleva tai ulkopuolinen asiantuntija.
Tarkastusvaliokunta laatii vuodeksi kerrallaan kokousaikataulun, johon sisältyvät keskeiset käsiteltävät asiat. Valiokunnan puheenjohtaja raportoi erikseen hallitukselle valiokunnan keskeisistä havainnoista vähintään neljä kertaa vuodessa. Tarkastusvaliokunta tapaa tilintarkastajat, sisäiset tarkastajat sekä muita yhtiön sisäisiä asiantuntijoita tarvittaessa. Tarkastusvaliokunta voi tarpeen mukaan käyttää ulkoisia asiantuntijoita.
Valiokunnan työn arviointi
Tarkastusvaliokunta arvioi omaa työtään itsearviointina kerran vuodessa. Valiokunnan puheenjohtaja raportoi tulokset hallitukselle.